CONTACT | NL/FR

Privacybeleid

PRIVACYVERKLARING

  1. Introductie
  2. Wie zijn wij?

SIRE ESTATES, met maatschappelijke zetel te Voskenslaan 93, 9000 Gent en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0735.900.297 (hierna ”SIRE“, “wij” of “ons”) echt veel belang aan uw privacy en vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld.

Wij begrijpen dat u wilt weten waarom wij uw persoonsgegevens vragen en dat u mogelijks nieuwsgierig bent naar wat wij daar allemaal mee doen. Via deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) proberen wij hier alvast een antwoord op te bieden. Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen heeft, kan u ons vanzelfsprekend steeds contacteren, via de contactinformatie zoals versterkt onder “VI. Contact”.

Wij verduidelijken hierbij dat deze Privacyverklaring enkel geldt voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken. Dit is het geval wanneer wij, zoals hierna uiteengezet, het doel en de middelen (of het “waarom” en “hoe”) van de verwerking van uw persoonsgegevens bepalen.

  1. Wat zijn persoonsgegevens?

Deze Privacyverklaring is onderworpen aan (i) de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (General Data Protection Regulation) (hierna “GDPR”) en (ii) de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna “Belgische Privacywet”) (samen of afzonderlijk “Privacywetgeving”).

Deze Privacywetgeving is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens. Onder verwerking van “persoonsgegevens” verstaan wij het gebruik van gegevens die u direct of indirect identificeren als individueel persoon. Over welke persoonsgegevens het precies gaat, leest u verder in deze Privacyverklaring. Het begrip “verwerking” is ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken of verspreiden van die gegevens.

  1. Op wie en op wat is deze Privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op onze website www.sire-estates.be (hierna de “Website”) en op de activiteiten die hiermee gepaard gaan of (commerciële) relaties die daaruit voortvloeien of daarmee onderhouden worden. Bijvoorbeeld naar aanleiding van een contactopname via de Website bij vragen of interesse in onze diensten, een inschrijving op onze nieuwsbrief of voor één van de door ons georganiseerde evenementen, een sollicitatie,…

Deze Privacyverklaring dient samen gelezen te worden met de andere voorwaarden die van toepassing zijn op de Website, zoals de “Gebruiksvoorwaarden” en de “cookieverklaring”.

De betrokkenen (hierna “u”, “uw”) tot wie deze Privacyverklaring is gericht – en wie wij dus zo transparant mogelijk willen informeren over de verzameling, het gebruik, de bescherming en de bewaring van persoonsgegevens alsook over de rechten die deze met betrekking tot deze verwerkingen kan uitoefenen – kunnen de volgende zijn:

  • de loutere bezoeker van de Website;
  • de sollicitanten;
  • de particuliere en/of business klanten (en de individuen die met de business klanten geassocieerd zijn);
  • de individuen wiens persoonsgegevens wij verzamelen naar aanleiding van het aanbieden van onze diensten aan klanten (bv. bij het opstellen van de koopcontracten; notaris, koper)
  • de leveranciers (inclusief onderaannemers en de individuen die met de leveranciers of de onderaannemers geassocieerd zijn);
  • de zakelijke contacten (bestaande of potentiële klanten en de individuen die met hen geassocieerd zijn); of
  • enige andere individuen die in contact komen met ons.
  1. Gebruik van persoonsgegevens
  2. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens als verwerkingsverantwoordelijke wanneer:

  • u ons contacteert of heeft gecontacteerd:
    • een bezoek aan onze Website;
    • het indienen van een verzoek tot uitoefening van uw rechten;
    • het inschrijven op onze nieuwsbrief of evenementen;
    • een sollicitatie voor een job bij ons;
  • wij één van onze diensten aan u verlenen of hebben verleend;
  • wij u in de toekomst diensten zouden kunnen verlenen;
  • u onze contactpersoon bent voor één van onze klanten of leveranciers.
  1. Welke persoonsgegevens kunnen wij verzamelen?

Wij kunnen onderstaande gegevens van u verwerken. Afhankelijk van de situatie beschikken wij echter niet steeds over al onderstaande gegevens:

  • Uw (persoonlijke) identificatiegegevens:bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, e-mail, adres, identiteitskaartgegevens en een kopie van uw identiteitskaart, …;
  • Uw rijksregisternummer(uitsluitend ingeval van de opmaak van een koopovereenkomst);
  • Uw elektronische identificatiegegevens:bijvoorbeeld uw IP-adres, browsertype, verbindingsmomenten;
  • Uw contactgeschiedenis:bijvoorbeeld verzonden en ontvangen communicatie zoals e-mailberichten;
  • Uw financiële bijzonderheden:bijvoorbeeld financiële identificatiegegevens zoals een bankrekeningnummer; informatie omtrent inkomsten, bezittingen en investeringen; informatie omtrent leningen, hypotheken, kredieten; … (vnl. ingeval van de opmaak van een koopovereenkomst);
  • Uw persoonlijke kenmerken:bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, …;
  • Uw leefgewoonten:bijvoorbeeld uw bezittingen; levensstijlvoorkeuren;
  • Uw woningkenmerken:aard van de woning, eigendom, classificatie van de woning, …
  • Uw werkgerelateerde gegevens:bijvoorbeeld omtrent opleiding en vorming; beroep en betrekking (vnl. ingeval van aanwerving en selectie).
  1. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

In principe zullen wij geen bijzondere categorieën van gegevens (i.e. gegevens over raciale of etnische oorsprong, politieke meningen, religieuze of filosofische opvattingen, lidmaatschap van vakverenigingen, genetische gegevens, biometrische gegevens om een natuurlijke persoon eenduidig te identificeren, gezondheid of het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon) verwerken tenzij die ons met uw uitdrukkelijke toestemming worden overgemaakt.

  1. Wat zijn de rechtsgronden die wij gebruiken om uw persoonsgegevens te verwerken?

Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden waarbij de verwerking steeds gesteund zal zijn op de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de toepasselijke Privacywetgeving, meer in het bijzonder de GDPR.

Wij steunen de verwerking van persoonsgegevens op de volgende gronden:

  1. De verwerking is noodzakelijk voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomstmet onze klanten en/of leveranciers en teneinde u onze diensten te kunnen verschaffen.
  2. De verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichtingdie op ons rust, bijvoorbeeld in het kader van de antiwitwaswetgeving (AML).
  3. De verwerking is gebaseerd op basis van onze gerechtvaardigde belangendie in specifieke gevallen zwaarder wegen dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten en mits aan specifieke voorwaarden is voldaan. Wij denken daarbij bijvoorbeeld aan het toesturen van marketingcommunicatie aan u als één van onze bestaande of gewezen klanten. Door de aard van de beschikbare gegevens en het feit dat u reeds gelijkaardige diensten van ons afneemt of heeft afgenomen, beoordelen wij dat enig mogelijk nadeel voor uw rechten zeer gering is, terwijl wij menen dat de verstrekte informatie interessant kan zijn voor u. Waar wij ons op deze juridische verwerkingsgrond baseren, zullen we de effecten die dit kan hebben op uw privacy beperken door u de mogelijkheid te bieden deze verwerking onmiddellijk en eenvoudigweg stop te zetten.
  4. De verwerking is gebaseerd op uw toestemming. Deze toestemming wordt o.m. afgeleid uit het vrijwillig en rechtstreeks verstrekken van uw gegevens aan ons al dan niet mondeling, schriftelijk of via een elektronisch webformulier/-bericht.
    U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen. Wij vragen u om een telefonische intrekking van uw toestemming steeds schriftelijk te bevestigen, dan wel uw toestemming in te trekken per e-mail of per brief. Uitschrijven op de nieuwsbrief kan eenvoudigweg via de uitschrijflink die voorzien is onderaan elke e-mail die wij versturen.
  5. Wat zijn de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de doeleinden die hieronder worden beschreven of waarvoor u specifiek toestemming hebt gegeven. We verzamelen en verwerken niet meer en geen andere soorten gegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden. Wanneer wij uw persoonsgegevens wensen te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen, zullen wij u contacteren vóór de verdere verwerking van die gegevens.

Wij verzamelen uw gegevens voor de volgende te onderscheiden doeleinden:

  1. operationele doeleinden:bijvoorbeeld de optimalisatie van onze Website, statistische doeleinden en marktonderzoek, om onze diensten gebruikersvriendelijk te houden, het beantwoorden van uw contactvraag, het in overweging nemen van uw sollicitatie;
  2. zakelijke doeleinden:bijvoorbeeld om met u te communiceren over onze diensten en deze te leveren en door u te laten gebruiken, om u te informeren over ons beleid en gebruiksvoorwaarden; om de relaties met onze potentiële en bestaande klanten te ontwikkelen en te beheren;
  3. commerciële doeleinden:bijvoorbeeld voor het toesturen van marketingcommunicatie per e-mail of per post, voor het verzenden van nieuwsbrieven of om uw inschrijving op één van de door ons georganiseerde evenementen te registreren;
  4. juridische of wettelijke doeleinden:bijvoorbeeld kunnen wij persoonsgegevens gebruiken en bewaren voor juridische redenen en procedures, om te voldoen aan wetgeving en overheidsbevelen; of om te kunnen voldoen aan onze interne en externe auditeisen, informatieveiligheid of ter bescherming of uitvoering van onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom of die van andere personen
  5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt.

Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen voor persoonsgegevens zijn gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het verstrekken van onze diensten.

Wanneer het niet langer noodzakelijk is uw persoonsgegevens te verwerken, zullen we uw persoonlijke gegevens wissen of anonimiseren. Als dit niet (technisch of praktisch) mogelijk is, bijvoorbeeld omdat uw gegevens in back-uparchieven zijn opgeslagen of omdat wij deze beperkt nodig hebben voor de administratie waarin informatie staat over betrokkenen die niet willen dat we in de toekomst opnieuw contact met hen opnemen, dan bewaren wij uw gegevens maar zullen wij deze niet verder verwerken en verwijderen van zodra dit mogelijk wordt.

  1. Van wie ontvangen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens van u rechtstreeks, van openbare bronnen of van derden verkrijgen (bijvoorbeeld via uitzendkantoren of ten gevolge het huren of aankopen van adressenlijsten).

Sommige gegevens worden daarenboven op geautomatiseerde wijze verzameld bij gebruik van onze Website door middel van het gebruik van cookies of daarmee vergelijkbare technologieën. Voor meer uitleg hierover verwijzen wij naar onze Cookieverklaring.

Indien wij uw gegevens van externe bronnen verkrijgen, zou u in principe reeds op de hoogte gebracht moeten zijn van de mogelijke gegevensdoorgifte aan ons door deze bron zelf. In ieder geval zullen wij u wanneer wij uw gegevens van externe bronnen verkrijgen en wij deze als verwerkingsverantwoordelijke in onze systemen verwerken, uiterlijk op het moment van ons eerste contact met u over de verwerking van uw gegevens informeren.

  1. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij hechten veel belang aan gegevensbeveiliging en hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorg)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zullen wij alle toepasselijke meldplichten met betrekking tot dergelijk inbreuk opvolgen.

  1. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij zullen uw persoonsgegevens niet doorgeven aan derden, tenzij wanneer wij daar door de wet toe verplicht zijn, u daarin toestemt of wanneer het noodzakelijk is voor het bereiken van één van onze voormelde doeleinden.

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners, zogenaamde “verwerkers”, ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het leveren van onze diensten, het beheren van onze CRM of IT-systemen of het uitvoeren van enige andere (interne) bedrijfsprocessen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens uit namens ons. Wij zullen uw persoonsgegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen door middel van een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd afgesloten.

Sommige van deze externe partijen bevinden zich buiten de Europese Economische ruimte (“EER”). Wanneer we gegevens doorgeven aan externe partijen buiten de EER, zorgen we ervoor dat overdrachten van persoonsgegevens plaatsvinden in overeenstemming met de wetgeving inzake en dat er een passend beschermingsniveau is. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER naar andere landen dan deze waarvan de Europese Commissie acht dat zij een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming bieden (zie: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/internationaltransfers/adequacy/index_en.htm), vindt plaats op basis van overeenkomsten met standaard contractuele bepalingen aangenomen door de Europese Commissie of andere passende waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

III. Rechten van de betrokkene

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de over u verzamelde persoonsgegevens. Indien u beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens (per e-mail, telefoon of per post) zoals verstrekt onder “VI. Contact”.

U beschikt over de volgende rechten:

  • Recht van inzage en kopie:indien u dat wenst kan u uw persoonsgegevens inzien en hiervan een kopie verkrijgen;
  • Recht van aanpassing of rectificatie:indien u meent dat we onjuiste gegevens hebben van u dan kan u ons dit laten weten en dan passen wij deze aan voor u;
  • Recht van gegevensuitwissing(recht op vergetelheid): indien u dat wenst kan u van ons vragen dat wij uw persoonsgegevens verwijderen. Het kan zijn dat we voor andere doeleinden die gegevens wel nog moeten verwerken;
  • Recht op beperking van verwerking:indien u denkt dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken dan kan u deze verwerking ook laten beperken.
  • Recht van bezwaar:u kan ook bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien het om marketing gaat dan zullen we de verwerking zo snel als mogelijk stopzetten.
  • Recht op overdraagbaarheid:indien u uw persoonsgegevens wenst over te dragen, gelieve contact met ons op te nemen.

De uitoefening van bovenstaande rechten is echter onderworpen aan bepaalde uitzonderingen om het algemeen belang, onze belangen en belangen van andere individuen te beschermen.

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient zullen wij eerst en vooral uw identiteit verifiëren door middel van het opvragen van een kopie van uw identiteitskaart. Dit doen we om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen terechtkomen.

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van vier weken (bij eenvoudige verzoeken) dan wel 3 maanden (bij complexe of veelvoudige verzoeken) op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

  1. Klachtmogelijkheden van de betrokkene

Ondanks alles dat wij in het werk stellen om uw privacy te beschermen de Privacywetgeving daaromtrent na te leven, kan het zijn dat u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en/of verwerken.

Vanzelfsprekend kan u in dat geval steeds contact met ons opnemen maar daarnaast beschikt u ook over andere klachtmogelijkheden:

U kunt een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u via onderstaande gegevens kan contacteren:

  • Via brief: Gegevensbeschermingsautoriteit
    Drukpersstraat 35
    1000 Brussel
    België
  • Via e-mail: contact@apd-gba.be
  • Via telefoon: +32 (0)2 274 48 00
  • Via fax: + 32 (0)2 274 48 35

U kunt eveneens, indien u schade zou lijden, een vordering tot schadevergoeding instellen bij de bevoegde rechtbank.

Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal nodigen wij u uit om de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/klacht-en-beroep.

  1. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om eenzijdig wijzigingen of aanpassingen aan te brengen aan deze Privacyverklaring. De meest recente versie is echter te allen tijden beschikbaar op onze Website.

  1. Contact

Vragen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens en alle verzoeken met betrekking tot het uitoefenen van uw daarmee verband houdende rechten of klachten kan u richten aan ons:

  • Via brief: SIRE ESTATES, Voskenslaan 93, 9000 Gent
    Via e-mail: info@sire-estates.be
  • Via telefoon: +32 498 40 31 57

 

PRIVACY STATEMENT

  1. Introduction
  2. Who are we?

SIRE ESTATES, with registered office at Voskenslaan 93, 9000 Gent and registered with the Central Business Registration Databank under no. BE 0735.900.297 (hereinafter ”SIRE“, “we” or “our”) are committed maintaining to your privacy and ensure that your personal data is always treated with the necessary care and confidentiality.

We understand that you would like to know why we ask you for your personal data and that you may wonder what we do with it. We aim to provide a provisional answer to that in this Privacy Statement. If you still have questions after reading this Privacy Statement, you may contact us through the contact information provided under “VI. Contact”.

For clarification: this privacy statement only applies to the personal data we process as a controller. This is the case when, as explained below, we determine the purpose and the means (or the “why” and “how”) of our processing your personal data.

  1. What is personal data?

This Privacy Statement is subject to (i) (EU) 2016/679 (EU)Regulation of 27 April 2016, regarding the protection of natural persons with respect to processing personal data and with respect to the free traffic of that data, and repeals Guideline 95/46/EG (General Data Protection Regulation) (hereinafter “GDPR”) and (ii) the law on protection of privacy of 8 December 1992 (hereinafter ”Belgian Privacy Law”) (together or separately (Privacy Law”).

This Privacy law applies to any processing of personal data. Processing of “personal data” is understood to mean the use of data that can directly or indirectly identify you as an individual person. Later in this Privacy Statement, you can read exactly what personal data this applies to. The concept of “processing” is broad and includes the collection, storage, use or distribution of that data.

  1. What and whom does this Privacy Statement apply to?

This Privacy Statement applies to our website www.sire-estates.be (hereinafter the “Website”) and the activities coupled with this, or (commercial) associates resulting from it or that are maintained by it; for example, as a result of contacting us via the Website for questions or interests in our services, registration for our newsletter or for one of the events organized by us, a job application, etc.

This Privacy Statement must be read in conjunction with the other terms and conditions that apply to the Website, such as the “Terms and Conditions of Use” and the “Cookie Statement”.

The parties involved (hereinafter “you”, “your”) to whom this Privacy Statement is addressed – and therefore whom we want to inform as transparently as possible about the collection, use, protection and storage of personal data, as well as about the rights they may exercise with respect to this processing – may be the following:

  • Visitors to the Website;
  • Job applicants;
  • Private and/or business clients (and individuals associated with the business clients);
  • Individuals whose personal data we collect when clients order our services (e.g. when setting up purchase contracts, notary, buyer);
  • The suppliers (including sub-contractors and individuals associated with the suppliers or sub-contractors);
  • Business contacts (consisting of potential clients and the individuals associated with them); or
  • Any other individuals that encounter us.
  1. Use of personal data
  2. When do we collect your personal data?

We collect and process your data as a controller when:

  • You contact us or have contacted us:
    • g. a visit to our Website;
    • g. submit a request to exercise your rights;
    • g. register for our newsletter or events;
    • g. job application;
  • We are providing or have provided one of our services to you;
  • We may provide services to you in the future;
  • You are our contact person for one of our clients or suppliers.
  1. What personal data may we collect?

We may process the data below. Depending on the situation, however, we don’t always have all the data below:

  • Your (personal) identification details:for example, your name, phone number, email address, ID details and a copy of your ID, etc.;
  • Your national registration number(exclusively in the event of a purchase agreement);
  • Your electronic identification data:for example, your IP address, browser type, connection tools;
  • Your contact history:for example, sent and received communication, such as email messages;
  • Your financial data:for example, financial identification details, such as a bank account number, information regarding income, property and investments; information regarding loans, mortgages, credits, etc. (primarily for a purchase agreement);
  • Your personal characteristics:for example, age, sex, date of birth, place of birth, etc.;
  • Your lifestyle: for example, your possessions; lifestyle preferences;
  • Your residential characteristics:nature of the residence, ownership, classification of the residence, etc.
  • Your work-related data:for example, regarding education and training; profession and job (primarily for recruitment and selection).
  1. Special categories of personal data

In principle, we will not process special categories of data (i.e. data about racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical views, membership of trade unions, genetic data, biometric data to identify a natural person unilaterally, health or sex or the sexual nature of a natural person), unless it is provided to us by you with your express permission for this.

  1. What are the legal grounds we use to process your personal data?

We only process your data for legitimate purposes, and the processing will always be supported on the processing grounds that are listed in the applicable Privacy Law, and specifically in the GDPR.

We support the processing of personal data on the following grounds:

  1. The processing is required to enter into, execute or terminate a contract with our clients and/or suppliers and to be able to provide our services to you.
  2. The processing is required for our compliance with a legal or regulatory obligation, for example, in the context of anti-money-laundering legislation (AML).
  3. The processing is based on our legitimate interests, which, in those specific cases weigh more than any disadvantage for your rights and provided specific conditions have been met. For example, sending marketing communication to you as one of our existing or former clients. Due to the nature of the available data and the fact that you are already buying or have bought similar services from us, we assess that any possible disadvantage to your rights is very minor, while we believe the information provided may be of interest to you. Where we base ourselves on these legal processing grounds, we will limit the effect this could have on your privacy by offering you the option to immediately and easily stop this processing.
  4. The processing is based on your permission. This permission is assumed due to your voluntary and direct provision of your data to us, either verbally, in writing or through an electronic web form/message. You may withdraw your permission at any time, by contacting us. We ask that you always confirm in writing (email or post) if you withdraw your permission by phone. You may easily unsubscribe from the newsletter by using the Unsubscribe link provided at the bottom of every email we send.
  5. For what purposes do we process your personal data?

We use your personal data for the purposes described below, or for which you have given specific permission. We collect and process only the data required for these purposes; we do not collect more than we need, and we do not collect any other type of data. If we wish to process your personal data for a purpose other than that for which the personal data has been obtained, we will contact you before further processing that data.

We collect your data for the following specific purposes:

  1. Operational purposes:for example, the optimisation of our Website, statistic purposes and market research, to keep our services user-friendly, to answer your contact request, consideration of your job application;
  2. Business purposes:for example, to communicate with you about our services and to provide these services and have them used by you, to inform you about our policy and terms and conditions for use; to develop and manage the relationships with our potential and existing clients;
  3. Commercial purposes:for example, for sending marketing communication by email or post, for sending newsletters or to register you for one of the events organized by us;
  4. Legal or statutory purposes:for example, we may use and store personal data for legal reasons and procedures, to comply with legislation and acts of government; or to be able to comply with our internal and external audit requirements, information security or to protect or execute our rights, privacy, security or property or those of other persons.
  5. How long do we save your personal data?

We save your personal data no longer than is required for the purpose for which the data has been collected or is being processed.

Because the term for which the data may be maintained depends on the purposes for which the data has been collected, the storage period may vary for each situation. Sometimes, specific legislation will obligate us to keep the data for a particular period of time. Our storage terms for personal data are based on legal requirements and the consideration of your rights and expectations regarding what is useful and necessary for the provision of our services.

When it is no longer necessary to process your personal data, we will delete or anonymise your personal data. If this is not possible (technically or practically), for example, because your data has been saved in backup archives, or because we need it, in a limited capacity, for the administration in which there is information about involved parties that do not want us to contact them again in the future, we will save your data, but we will no longer process it and will remove it as soon as this becomes possible.

  1. Whom do we receive your personal data from?

We may obtain your personal data from you directly, from public sources, or from third parties (for example through employment agencies or from renting or purchasing address lists).

Some data is also collected automatically through the use of our Website and the use of cookies or comparable technologies. For more explanation about this, please refer to our Cookie Policy.

If we obtain your data from external sources, you should, in principle, have already been informed by this source of the possible data transfer to us. In any case, if we obtain your data from external sources and we, as the controller, process your data in our systems, we will inform you about processing your data on our first contact with you.

  1. How do we safeguard your personal data?

Data protection is very important to us and we have taken the required physical and suitable technical and organisational (precautionary) measures to protect your personal data from loss or any form of illegal processing.

In the event of a violation related to personal data, we will comply with all applicable reporting obligations related to such a violation.

  1. Whom do we share your personal data with?

We will not share your personal data with any third parties, unless we are obligated to do so by law, you permit us to, or if it is necessary for us to reach one of our aforementioned goals.

Where required, we use external service providers, so-called “processors”, to support our operational goals, such as the provision of our services, managing our CRM or IT systems, or performing any other (internal) business processes. These external service providers perform certain processing of personal data on our behalf, if relevant. We will only share your personal data with these external service providers to the degree that this is required to reach the particular goal. The data must not be used for any other purposes by them. In addition, these service providers are contractually bound to guarantee the confidentiality of your personal data by entering into a so-called “data processing agreement” with these parties.

Some of these external parties are located outside of the European Economic Area (“EEA”). When we share data with external parties outside of the EEA, we ensure that any transfer of personal data is done in accordance with the relevant legislation and that there is a suitable security level. Transfer of personal data outside of the EEA to countries other than those which the European Commission considers to offer a comparable level of data protection (see: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/internationaltransfers/adequacy/index_en.htm), will be done based on agreements with standard contractual provisions accepted by the European Commission or other suitable guarantees in accordance with the applicable law.

III. Rights of the party involved

You have several rights related to the personal data collected about you. If you wish to appeal to one of the following rights, please contact us via the contact details (by email, phone or post), as provided under “VI. Contact”.

You have the following rights:

  • Right of access and copy:if you wish you can access your personal data and obtain a copy of it;
  • Right of adjustment or rectification:if you believe we have incorrect information about you, you may let us know and we will adjust it for you;
  • Right of data erasure (right to oblivion): if you want to, you may ask us to remove your personal data. We may still have to process that data for other purposes though;
  • Right to limitation of processing:if you think we are processing your data illegally or wrongly, you may also have this processing limited.
  • Right of objection:you may also submit an objection against the processing of your personal data. If it concerns marketing, we will stop the processing as soon as possible.
  • Right of transferability:if you wish you transfer your personal data, please contact us.

Exercising the aforementioned rights, however, is subject to certain exceptions to protect the general interest, our interests and the interests of other individuals.

When you submit a request to exercise your right, we will first verify your identity by asking for a copy of your ID. We do this to prevent your data from ending up in the wrong hands.

Exercising your rights is, in principle, free of charge. If your request appears to be unfounded or excessive, we may charge a reasonable administration fee. In that same case, however, we may opt not to comply with your request. In that case, you will always be informed of the reason for this.

In any case, we will always inform you of the result of your request at the latest within a period of 4 weeks (for simple requests) or 3 months (for more complex or multiple requests).

  1. Complaint option for the party involved

Despite all we do to protect your privacy and to comply with the Privacy Protection legislation, you may not agree with the way we collect, use and/or process your personal data.

In that case, you can always contact us, of course, but in addition to that you also have other options for lodging a complaint:

You may submit a complaint to the supervisory authority, who can be contacted using the following contact details:

  • By letter: Data Protection Authority
    Drukpersstraat 35
    1000 Brussels
    Belgium
  • By email: contact@apd-gba.be
  • By phone: +32 (0)2 274 48 00
  • By fax: + 32 (0)2 274 48 35

If you have suffered damages, you may also file for damages with the authorised court.

For more information related to complaints and options for appeal, we invite you to consult the website of the Data Protection Authority: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/klacht-en-beroep.

  1. Changes

We reserve the right to apply changes or adjustments to this Privacy Statement unilaterally. The most recent version, however, is always available on our Website.

  1. Contact

You may address any questions regarding the processing of your personal data and any requests related to exercising your rights related to this, or any complaints, to us:

  • By letter: SIRE ESTATES, Voskenslaan 93, 9000 Gent
    By email: info@sire-estates.be
  • By phone: +32 498 40 31 57